Как много электронных писем вам ежедневно приходит на почту? Может десять? Или двадцать? Возможно, их даже больше, но и половины не открывая, вы отправляете в спам. Однако есть письма, которые вы проигнорировать не можете, и вам все же нужно ответить, к тому же в формальном стиле.
Всё бы и ничего, если бы вам пришлось отвечать на русском, но времена меняются и всё обыденней становится бизнес-переписка (business correspondence) на английском. Чаще всего люди ищут макеты деловых писем в Интернете. Но не лучше ли в двадцать первом веке самому знать манеры написания любого рода писем?
Насколько бы уникальным и важным не было ваше письмо, есть несколько основных правил ведения бизнес-корреспонденции, которые следует использовать в любом письме. Каждое письмо пройдет через три стадии подготовки, прежде чем трансформируется в великолепный плод ваших трудов.📝
Первый этап. Перед написанием. Before you write.
Изначально, открыв почту, сосредоточьтесь на главном: адресате, цели вашего письма и на известной адресату информации.
Определитесь, кому адресовано письмо. Осознавая, кому вы пишите, вам становится проще определить тип письма. Если вы пишите руководству или человеку, у которого должность порядком выше вашей, то вам следовало бы писать в формальном стиле. Если же вы пишете коллеге, то в этом типе письма позволен более свободный стиль общения. Но не стоит забывать, что вы общаетесь не с друзьями, а с коллегами, и, соответственно, лучше не злоупотреблять фамильярностью.
Обозначьте цель вашего обращения. Для того чтобы мысль не вылетала из головы – запишите основную идею на бумаге и положите перед собой. Этот способ даст вам стимул для написания и подтолкнет к раскрытию темы.
Определитесь, что уже известно вашему адресату. Не предполагайте, что ваш адресат уже все знает, чтобы правильно понять ваше сообщение. Во избежание различных недопониманий, в вашем письме обязана присутствовать дополнительная информация (background information).
Второй этап. Когда вы пишете. When you write.
Независимо от того, что вы пишете, любое сообщение должно следовать определённым правилам.
Clarity, brevity and conciseness – ясность, краткость и лаконичность – главные условия в вашей корреспонденции. Сохраните время и себе, и человеку, которому придется это читать. Используйте простой английский.
Don’t write:
In case you have any factors that need further support or specific explanations, we will be happy to explain the details to you at the below specified phone number. В случае, если есть какие-либо факторы, которые нуждаются в последующей поддержке или же конкретных объяснениях, нам будет в радость разъяснить вам детали по нижеуказанному номеру телефона.
Do write:
If you have any questions, please let us know. При возникновении каких-либо вопросов, пожалуйста, сообщите нам.
You shouldn’t abuse professional phrases or use slang. Не употребляйте профессиональные выражения, жаргонные выражения или сленговую манеру речи: получатель этого письма может не знать специфики таких слов.
Don’t write: Everything is cool here. У меня все круто здесь.
Do write: That business trip is successful. Эта командировка проходит успешно.
Do not abuse the first name of the person. Первое имя человека, к которому это письмо предназначается, должно присутствовать только один раз, и только в начале. Больше чем 1-2 раза не следует писать имя человека.
Do not write: Dear Anna ... so Anna ... right here, Anna, we see ... Дорогая Анна... таким образом, Анна... вот тут, Анна, мы с вами видим...
Третий этап. Перед отправкой.
Before you send.
Сделайте своей привычкой пересматривать ваши тексты перед отправлением непосредственно адресату. Чтение вслух – это прекрасный метод, который способствует самостоятельному выявлению собственных ошибок. Некоторые люди настоятельно советуют перечитывать написанное в обратном порядке, начиная с конечного слова в предложении и заканчивая первым. Такой способ самопроверки поможет вам убрать эффект «замыленного глаза», когда вы перестаёте видеть ошибки в тексте.
Поставьте перед собой вопрос: "Можно ли будет адресату понять, что ему пишут или о чем его просят с первого раза?" Если да, то вы прекрасно справились с поставленной перед собой задачей.
Более того, мы не рекомендуем доверять программам по проверке правописания, к примеру, spellcheck. Конечно, spellcheck programs предоставляет нам информацию о невероятно больших объёмах, с которыми они запросто справятся, но технологии ещё не достигли такого прогресса, чтобы различать advice (существительное) и advise (глагол), form и from или their и there. Поэтому лучше рассчитывать на свои навыки и знания или на человека с высоким уровнем иностранного языка, который мог бы проверить ваше письмо.
Перевод на онлайн-ресурсах – это последний своего рода запрет. Наверное и не сосчитать, количество неловких ситуаций, в которые люди попадали благодаря переводчикам в Интернете.
Теперь правила написания писем не кажутся вам чем-то невероятно сложным и непостижимым? Эти правила просты в использовании и всегда актуальны. Не беспокойтесь о том, что вам, возможно, придётся вложить немного времени, чтобы написать ваше первое письмо на английском. Оно даст толчок для ваших будущих писем, которые с каждым разом будут становиться все лучше и лучше.
